+90 (212) 270 0 546
info@inveon.com.tr

Yanlış Yazılım Seçiminin 11 Gizli Maliyeti

InveonInveon MakaleleriYanlış Yazılım Seçiminin 11 Gizli Maliyeti

Yanlış Yazılım Seçiminin 11 Gizli Maliyeti

Global ekonomik çalkantıların her boyutta işletmeyi masraf odaklı stratejiler kurmaya yönlendirdiği günümüz dünyasında, artık ayrı bir iş süreci değil, iş süreçlerinin temeli haline gelen yazılım satın alma konusunda da benzer şekilde ilerleniyor. Doğru tasarlanmış, firmanın ihtiyaçlarını tam ve eksiksiz karşılayacak yazılım çözümlerinin avantajları saymakla bitmez. İyi planlanarak satın alınmış bir yazılım, müşteri memnuniyetinden azalan gider kalemlerine, çalışan bağlılığından performans artırımına kadar birçok fayda sağlayabilir.

Ancak maliyet odaklı stratejilerde kimi zaman bazı gizli masraflar göz ardı edilebiliyor ve “hesaplı” olduğu için tercih edilen bir yazılım kısa, orta ve uzun vadelerde firmalara geri döndürülemeyecek zararlar verebiliyor.

Global piyasalardan örnekler vermek gerekirse, Hershey’in yanlış bir ERP paketini entegre etme inatçılığı firmanın yılbaşı satışlarını kaçırıp 100 milyon dolarlık satış gelirini kaçırmasına neden oldu. Nike, e-ticaret operasyonlarında stok yönetimi için seçtiği yazılıma 400 milyon dolar harcadıktan sonra, stokların yanlış hesaplanması yüzünden satışların yüzde 20’sini kaybederek 90 milyon dolar zarar etmesinin yanında, bir halkla ilişkiler faciasına da yol açtı. HP, Kuzey Amerika ofislerini sipariş takibi için yeni bir yazılıma geçirdi ve yazılımın eski sistemler ile doğru entegre edilememesi yüzünden 160 milyon dolar zarar etti. Bu örnekler çoğaltılabilir.

Bu yazımızda hatalı bir yazılım tercihinin firmaya, marka kimliğine ve kişilere verebileceği zararları derledik.

1. Değişim maliyeti

Bir yazılım seçim hatasının en bariz maliyeti, sonuçta yanlış yazılımı değiştirmenin maliyetidir. Bu, uzun dönemli SaaS veya bakım anlaşmaları imzalanmışsa, erken fesih maliyetlerini de içerebilir.

2. Çift sistem maliyeti

Yeni yazılım kullanıma geçtiğinde, eski sistem ile kısa süre için paralel çalışır. Daha sonra referans amaçlar için korunabilir veya eski yazılımın kullanımına son verilebilir.

Bununla birlikte, eğer yeni sistem ihtiyaçları tam olarak karşılamazsa, eski sistemler bu sorunlar çözülene kadar kullanılmaya devam edecektir. Masrafların çoğaltılmasına (admin, yedekleme, felaket kurtarma vb.) ek olarak, veriler her iki sisteme de girilmelidir. Geçiş süresi çok uzun olursa, işçilik maliyetleri artar.

3. Özelleştirme maliyetleri

Yeni yazılımın kısıtlamaları sebebiyle, şirketler yazılımı özelleştirmek zorunda kalabilir. Özelleştirmeyle ilgili bir sorun oluşursa, yazılım her güncelleştirildiğinde özelleştirmelerin de sınanması ve muhtemelen yeniden yazılması gerekir. Her yükseltme döngüsü, yazılımın ömrü boyunca biriken özelleştirme maliyetlerine neden olur.

4. Yükseltme maliyeti

Bir kuruluş, ihtiyaçlarını tamamen anlamış olsa da, yazılımın yanlış sürümünü seçebilir. Sorunlarla karşılaştıktan sonra, bir sonraki ürün seviyesine geçmek için karar alınabilir. SaaS ile bu, yalnızca belirli bir özellik elde etmek için gereksiz işlevselliğe de ayrıca ödeme yapmak anlamına gelebilir. Veri merkezinde bulunan yazılımlar için bu tam bir yükseltme anlamına gelebilir. Her iki durumda da, ilk etapta en uygun yazılımı seçerek kaçınılması muhtemel maliyetler vardır.

5. Üçüncü taraf ürün maliyetleri

Mevcut yazılımın özellik kümesini genişletmek için üçüncü taraf eklenti ürünlerini kullanmakla ilgili yanlış bir şey yoktur, ancak maliyetleri ve diğer sorunları en aza indirgemek için yeni satın alımlardan kaçınılmalıdır. Örneğin, kapsamlı bir saha satış ekibine sahip bir şirket düşünün. Muhasebe sistemi masraf taleplerini destekleyemezse, üçüncü şahısların sağladığı yazılımlar müşteri hesapları ile birleştirilmelidir.

Üçüncü taraf maliyetleri ürünün kendisini, entegrasyon, bakım ve yönetim maliyetlerini içerir. Firma, üçüncü taraf ürününün uyumlu bir sürümü bulunana kadar çekirdek yazılım yükseltmelerini ertelemek zorunda kalabilir. Üçüncü taraf satıcılar genellikle daha küçük ölçekli olma eğilimindedir ve işten çıkma riskleri vardır. İlk etapta en uygun yazılımı seçerek neden üçüncü taraf ürünlerine olan ihtiyacı en aza indirmeyelim?

6. Yazılım seçim maliyetleri

Yeni sistem, kuruluşun projeyi yeniden başlatmaya karar vermesini gerektirecek kadar zayıf bir durum içindedir. Bu noktada firmalar, yeni yazılımı seçmek için (elbette ki ücretsiz olmayan) danışmanlık yardımına ihtiyaç duyduklarını anlıyorlar.

7. Yeniden uygulama ve eğitim maliyetleri

Eğer kullanılan yazılım bir yazılımsal hata veya uygunsuz işlev desteği yüzünden değiştirilirse, eski yazılımın firmaya uygulanması için harcanan paraları unutabiliriz. Bir o kadar daha masraf yeni yazılım için yapılacaktır.

Yeterli son kullanıcı eğitimi, yeni yazılımları sunmanın kritik bir parçasıdır ve eğitimde eksiklik, felaket reçetesidir. İkinci bir eğitim turu için doğrudan masrafa ek olarak, ikinci tur eğitim sebebiyle çalışanlarınızın yorulmasını ve bunun getirebileceği performans kayıplarını da işin içine katın.

Çalışanlar bir süre sonra yeni sistemi öğrenmek için zaman harcarken bazı önemli kurumsal iş süreçleri aksayabilir. Bu durum müşterilere doğru şekilde iletilmezse, satışlar rekabet ortamı içerisinde düşebilir. Başarısız bir sistemin değiştirilmesi bu iş kesintisi maliyetini iki katına çıkarır.

8. Bilinmeyen ihtiyaç maliyeti

Yeni kurumsal yazılımı değerlendirmek ve seçmek, bir organizasyon için keşif yolculuğudur. Doğru yapılırsa, firmanın ihtiyaç duyduğunu bile bilmediği şartları da ortaya çıkarır. Kötü bir şekilde yapılırsa, bu bilinmeyen gereksinimler uygulama sırasında çok geç keşfedilebilir. Yanlış yazılım satın alınırsa, bu gereksinimlerin başka yöntemlerle karşılanması için ayrı bir ücret ödenmesi gerekebilir.

9. Zaman maliyetleri

İlk etapta en uygun yazılımı seçerek kaçınılması gereken, sorunlarla uğraşmak için harcadığınız zamanın maliyetidir. Destek personeli, yazılımın kısıtlamalarını aşmanın yollarını ararken zaman harcar.

Bazen yazılımdaki eksik özellikler için ek ürünler gereklidir. Bu da daha fazla yazılımın değerlendirilmesi, kurulumu ve bakımı için daha fazla zaman harcanması anlamına gelir.

Yukarıdaki zaman maliyetleri ile ilgili olarak, yeni yazılımın sınırlamalarını aşmak için ekstra çalışanlara ihtiyaç duyulabilir. Örneğin, bir müşteri yanlış ERP sistemini satın almışsa, hesap tabloları üzerinde raporlar hazırlamak için küçük bir muhasebe personeli ordusuna ihtiyaç duyabilir. İlk başta doğru ERP sistemini seçerek, bu işçilik maliyetlerinden kaçınılabilirdi. Yeni sistem, moralin düşmesine ve işe alım maliyetlerinin artmasına da neden olabilir.

10. Fırsat maliyetleri

Fırsat maliyeti, yanlış yazılımı seçmenin gizli bir maliyetidir. Çalışanların yazılım eksiklikleri etrafında çalışarak yeni iş fırsatlarını kaçırmalarına neden olan çok değerli zamanlarını harcamaları anlamına gelir. Örneğin, üzerinde daha fazla çalışılması gereken ve satış elemanlarının müşteriyle geçirebileceği zamanı azaltan bir CRM sistemi düşünün.

11. Müşteri algılama maliyeti

Bir kuruluşun müşteri algılamaları, o kuruluştan alınan yanıtlara bağlıdır. Yanlış yazılım tepki sürelerini, hataları ve çözümlenmeyen sorunları artırırsa, müşteriler daha rekabetçi bir markayı tercih etmeye başlayabilirler. Yanlış yazılım seçimi yüzünden firmanın sağladığı müşteri memnuniyeti ve buna bağlı olarak müşteri sadakati zarar görebilir.